[转]SAP 年结、期末结账、年底关账操作

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所属分类:Notes

什么是年结

就是一个正常的年度期间的结束后,对该年度中发生的所有业务进行结算处理。简单点说就是,会计年度的最后一个会计期间,针对全年的会计业务进行结账。

年结准备
在年结前,首先需要完成最后一个月的月结处理工作。因为是最后一个月,所以涉及很多业务都是一年内很少发生,或不发生的业务。在结账时需要特别注意。例如,年终奖金的计提、企业所得税计提等等。

在年结前需要对企业当年发生的业务进行全方位的回顾,同时结合财务制度及国家相关法规,检查企业当年业务是否全部按要求进行了相关账务处理。

另外,在大多数企业中都存在按年度进行比较分析的管理报表,此类报表大多数分析形式均为计划与实际比较。如,全年采购计划分析、销售计划分析、生产管理计划分析等等。这些报表的分析意义主要也是来源于年度结算的正确性。

综上,在进行企业年结前。各业务部门需要总结全年实际业务是否已经全部按要求提交至财务进行记账,并对特殊业务的发生情况进行总结性说明。财务部门根据原始凭证及相关会计法规进行财务账务处理,待账务核算完成后,将上一年度的科目余额结转至下一年度作为期初数。

SAP年结前系统配置检查

1.   维护新的年度会计凭证号码范围
FBN1查询凭证号码范围的会计年度。
OBH2将凭证号码范围增加至新的会计年度。

2. OKEV 维护版本0至新的会计年度。

3. 检查成本中心、成本要素作业类型有效期
使用事务代码KS13检查成本中心有效期,并维护
使用事务代码KA23检查成本要素有效期,并维护
使用事务代码KL03检查作业类型有效性,并维护

4. 定义存留收益科目
使用事物代码OB53定义本年利润结转总账科目

5.检查资产结束年度期间
使用事物代码OAAQ检查资产当前关闭会计年度,系统允许同时打开两个年度期间。

SAP年结操作及注意事项

一、业务数据清理、预算数据导入

1     相关业务部门     对于延迟收货的PO,提出承诺结转申请

CJCF/KOCF

2    相关业务部门     PR、PO年终清理。清理并关闭不需继续采办的PR

ME29N-ME22N/ME54N-ME52N

关闭不再继续采办的PR;根据年终的工作完成情况,最后一次结转PO承诺。

二、集成业务
1     SD模块  完成全年销售业务并集成记账至财务
2     MM模块 完成所有的采购及物料业务并集成记账至财务
3     PP模块  完成所有的生产业务并集成记账至财务
4     PS模块   完成所有项目业务并集成至财务
5     PM模块 完成所有维修业务并集成至财务
6     HR模块  完成所有的薪资业务并集成至财务

三、财务余额结转(可多次结转)
1     单位财务       打开下一年度记账期间   OB52
2     单位财务       打开下年物料期间       MMPV
3     单位财务       应收应付未清项清账       F-03/F-44/F-32
4     单位财务       总账余额结转              FAGLGVTR
a. 第一次结账之后就可以做余额结转,之后若发生账务调整,需要重新结转;
b. 资产负债表科目结转余额,损益表科目结转至留存收益
5     单位财务       应收应付余额结转          F.07
操作后如发生账务记账,则需要重新执行结转

四、固定资产业务处理
1     单位资产会计       资产财政年度更改      AJRW
如果在新年度1月1日物理时间没有打开新年的会计年度的话,查询资产报表的话会报错。执行更改Tcode后,一定要注意系统提示,如果有错误,要看错误,不是执行完了就好了

2     单位资产会计       检查新的资产年度是否打开,可以使用AW01N,看资产过账界面的新年度页签是否能点击       AW01N   能点击到新年表示已经开了新的年度了,否则有问题,要重新执行AJRW看问题所在

3     单位资产会计       检查资产明细账与总账科目的余额是否一致,如不一致按系统的提示进行修正      ABST2

4     单位资产会计       上一步检查正确后执行资产年度结转       AJAB

此步骤为关账,要确保结算年度年12月的折旧已运行,确保结算年度年没有其他资产业务后,再执行此操作。

5     单位资产会计       检查是否确实完成了年度结转    OAAQ    看公司代码对应的年度要变为结算年度,才表示年结正确。不能手工修改此处,只能查询!

五、关账
1     单位财务       关闭上年度FI的12期间     OB52
2     单位财务       打开上年度FI的13期间(审计调整用)  OB52
3     单位财务       关闭FI的13期间  OB52

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    • ag

      SAP Full Closing
      Check List for full closing
      1 Execute Report for Inter Company Activity & Journal Entries
      2 Open posting period for next yr (T.Code: OB52)
      3 Run Business Area’s Assignment report. (T.Code: F.50)
      4 Review list of recurring journal entries (T.Code: FBD3)
      5 Execute Recurring Entries for A/R, A/P, G/L (T. Code: F.14)
      6 Process Parked A/R, A/P, G/L accounting documents (T.Code: FBV0)
      7 Final Cutoff for the Maintenance of Fixed Asset- Add Transfer and Retire (T.Code: ABUMN)
      8 Run Depreciation in Test Run and post (T.Code: AFAB)
      9 Verify Display Log for Depreciation Test Run (T.Code: AFBP)
      10 Capitalize AUC Assets if needed (T.Code: AIAB, AIBU)
      11 Enter Payroll Data to SAP (T.Code: CAT2)
      12 Verify Depreciation Balances with GL balances ( T.Code: ABST2)
      13 Post Depreciation (T.Code: AFAB)
      14 Execute Asset History Report, and retire assets if needed (T.Code: S_ALR_87011963, ABAVN)
      15 Adjust specific depreciation areas if necessary (T.Code: ABCO)
      16 Reconcile AM sub ledger with GL (T.Code: ABST2)
      17 Check Bank Data (T.Code: S_P99_41000212)
      18 Review AR Open Items (T.Code: FBL5N)
      19 Review AP Open Items (FBL1N)
      20 Execute Pending Invoices(T.Code: MRBP)
      21 Clear Open Item for GRIR, freight (T.Code: F.13)
      22 Reconciliation of Financial Documents and transactional figures (F.03)
      23 Open new CO Posting Period: (T.Code: OKP1)
      24 Compare current (cost estimates) with last current price (Moving Avg) ( T.Code: OKBH)
      25 _update current cost price to material_ master price field (T.Code: CK11N, CK24)
      26 Process Freight_ charges, Match SD freight to actual (T.Code: V-31)
      27 Review Internal Order Postings(T.Code: OKSA)
      28 Settle All Orders (T.Code: KO88)
      29 Verify All Post Goods Issue have been Invoiced (Billing Due List) (T.Code: VF04)
      30 Review SD Billing Doc from prior month that have not yet been released to accounting (T.Code : F.2D)
      31 Reconciliation of MM movements in Transit Intra-SAP to Non SAP
      32 Reconcile PI Inventory with SAP (T.Code: MI07)
      33 Perform Manual Adjustment if needed (T.Code: F-02, FB50)
      34 Verify balance of the GR/IR ac_count ( T.Code: MB5S)
      35 Post Accruals and Deferrals (T.Code: FBS1)
      36 Clearing of Cancelled Documents (T.Code: F-03, F-32, F-44)
      37 Check Profitability Segment Adjustment (T.Code: KISR)
      38 Aging Report-Reconcile GL balances with sub ledger balances AP ( T.code: FBL1N, FBL5N, FBL3N)
      39 Check the check run numbers (T.Code: FCH1, FCHI)
      40 Bank reconciliation Data (T.Code: FF67 & FEBA)
      41 Enter Tax Journal Entry (T.Code: FB41)
      42 Reconcile GL balances with sub ledger balances AR/MM/AP ( T.Code: F.03)
      43 Display Balance Sheet Adjustments (T.Code: F.5F)
      44 Post Balance Sheet Adjustments (T.Code: F.5E)
      45 Post Foreign Currency Valuation (foreign exchange) (T.Code: F.05)
      46 Check generic cost centers for posting with wrong accounts
      47 Correct wrong postings on generic cost centers
      48 Check Validation dates for Cost Centers, Cost Elements, CO area (T.Code: GGB0)
      49 Check COGI–for both month end and year end
      50 Doubtful receivables (T.Code : F104)
      51 Verify In-transit Inventory
      52 Reconcile PA to G/L (T.Code: KE5U)
      53 Post Cost Center Assessments and Distributions (T.Code: KSU5 & KSV5)
      54 Run CO-FI Reconciliation to balance (T.Code: KALC)
      55 Run BW reports P&L and Balance Sheet
      56 Maintain CO yr variant (T.Code: KCRQ)
      57 Fiscal Yr Balance carry forward AP/AR/AM (T.Code: F.07,
      58 Fiscal Yr Balance carry forward CO (T.Code: CXS1)
      59 Fiscal Yr balance carry forward FI ( T.Code: F.16)
      60 Fiscal Yr balance carry forward PCA (T.Code: 2KES)
      61 Set Document number ranges – FI – new year (T.Code: OBH2, OBA7)
      62 Set Document number ranges AP/AR – new year (OBA7)
      63 Generate Financial statement Reports ( T.Code:OB58) OR (T.Code: FSE2)
      64 Change Fiscal Year For Assets (T.Code: AJRW)
      65 Year end Closing– Asset Accounting–final for year end (T.Code: AJAB)
      66 Close CO Posting Period : (T.Code: OKP1)
      67 Close Prior A/R Posting Period ( T.Code: OB52)
      68 Close Prior A/P Posting Period (T.Code: OB52)
      69 Close Prior MM Posting Period (T.Code: OMSY)
      70 Reverse accruals and deferrals for the new month (T.Code: F.81)
      71 Reconciliation of Financial Documents from old fiscal year and new fiscal year ( T.Code: FNSL)
      72 Load Balances, Budget Data for Cost centers, sales
      73 _update Retained Earning Ac_count , balance carry fwd (T.Code: F.16)
      Month end closing Activities
      1. All the expenses including amortization, prepaid expenses, Preliminary expenses and accruals have been booked.
      2. Complete Bank Reconciliation (T.Code: FF67)
      3. Make sure that Sum of Inter company balances is Zero
      4. Suspense Accounts should be cleared regularly.
      5. Ensure that all documents related to MM & SD have been entered in system. ( T.Code:F-22 & F-43)
      6. Ensure that all billing documents are released to accounting.
      7. Calculate Overheads on all process Orders (CO43)
      8. Technically complete all process orders which are fully processed (CORM).
      9. Calculate Variance (KKS1)à (Relevant only if Standard cost is calculated).
      10. Settle all process orders which are technically complete (CO88).
      11. Close All settled Process Orders
      12. Close MM period (Transaction Code: MMPV).
      13. Carry out GR/IR clearing (F.13) transaction
      14. Depreciation Run (AFAB) has been carried out for the month
      15. Close FI Posting period after the month end closing activity is over (T.Code:OB52)
      Year end closing Activities:
      1. Calculate production work in progress on process orders which are not technically complete. (CO88).
      2. Carry out Assessment cycle for Cost Centers.(T.Code: KSUB)
      3. All month end closing Activities should be carried out.
      4. Carry Forward Balances to next year
      (With TC: F.16 we can carry forward the balance to next year.
      With TC: OBH2 copy the number ranges to next year
      Open next year periods by selecting the Posting Period Variant.
      then test by posting the transaction in F-02)

      • ag

        下列仅供参考,具体每个公司业务不一样执行的操作也不一样的:
        一:系统检查配置部分(内部顾问)
        1.FBN1增加凭证号码范围,OBH2维护会计凭证号码到新的会计年度;
        2.KS13/KS03检查成本中心的有效期;
        3.KA23检查成本要素的有效期;
        4.KL03检查作业类型的有效期;
        5.KE53检查利润中心的有效期;
        6.OKEQN/OKEV增加成本控制范围下版本为0的新年度;
        7.GB02 增加新年度的利润中心的凭证范围 ,0KE5 增加利润中心会计年度;
        8.KANK/KONK检查对应CO凭证号码范围及分配;
        9.设定利润中心实际过账参数(1KEF):利润中心实际过账参数是跟年度相关的,必须设定每年的才可以使用,否则来年不能自动过账利润中心实际数据;
        10.控制范围的年度有效期确认OKKP;
        11.KP97复制定义新年度的作业类型计划价格;

        二:打开新年度帐期
        1. AJRW开新资产年度;
        2.S_ALR_87003642或OB52财务会计帐期;
        3.MMPV/MMRV打开物料期间;
        4.OKP1管理会计期间;

        三:财务操作
        1.正常做12月月结,结完月结后做年结操作;
        2.AJRW开新资产年度,OAAQ查看结果;
        3.AJAB关闭上年度的资产账期,OAAQ查看结果;
        4.F.07结转供应商、客户科目余额;
        5. FAGLGVTR/F.16结转总账科目余额;
        6.利润中心余额结转[T-CODE:2KES];如果不做这一步,否则表S_ALR_87012277等数据不对

        四:数据结转
        1.资产ABST2(数据核对:ABST2);
        2.总账 (数据核对:FS10N,核对明细帐与总帐数据F.03);
        3.应收,应付 (数据核对:SA38:TFC_COMPARE_VZ检查总帐与应收应付差异 或FS10N总账对应客户(应收)FD10N、供应商FK10N(应付) FAGLB03 应收应付结转余额检查);
        4.特殊目的分类账 GVTR(数据核对:核对GLFUNCT表);
        5.内部订单预算KOCO(数据核对:通过报表S_ALR_87013019查看结转情况);
        6.利润中心结转 2KES(数据核对:GLPCA表中各科目年初余额与FS10N中上一年度的年末余额一致。);

        五:关闭旧年度帐期
        1.AJAB年末结算资产会计;
        2.S_ALR_87003642或OB52财务会计帐期;
        3.MMPV/MMRV关闭上一物料期间;
        4.OKP1管理会计期间;

        附加:确认本年度业务完结 (月结步骤)
        1.ME2L确认所有的入库存单已入账,发票及相应预制凭证编号已送交财务部审核;
        2.MIR7 /MIRO完成所有的发票校验;
        3.VFX3/VF01完成所有销售发票校验,VF04完成开票过账;VL06P到期交货,VL06G到期过账;
        4.F-02完成所有手工调整凭证;
        5.F-32客户往来清帐;
        6.F-44供应商往来清帐;
        7.AFAB运行折旧,AFBP查看折旧运行日志;
        8.F.13应付暂估自动清账;
        9.F.19应付暂估科目重分类;
        10.FAGLF101应收应付科目重分类;
        11.OB08/s_bce_68000174维护月末评估汇率;
        12.FAGL_FC_VAL/SM35进行外币评估;
        13.SM37 检查后台作业完成;
        14.AW01N检查当前年度资产;
        15.FAGLB03/S_ALR_87013611确认所有费用都正确录入成本中心;
        16.KO88/KO8G内部订单结算,KON2/S_ALR_87012993查看余额是否为0,KO03检查结算规则;
        17.KB31N录入成本中心统计指标;
        18.KSV5/KSU5 执行分配/分摊;
        19.KSS2运行成本中心分割;
        20.KSII实际作业价格计算;
        21.KSBT/KBK7查看作业类型价格报表;
        22.MFN1/CON2对生产订单进行重估;
        23.S_ALR_87013611成本中心报表分析;
        24.KGI2/CO43间接费用计算;
        25.KKAX/KKAO计算工单在制品;
        26.KKS2/KKS1 计算工单差异;
        27.KO88/CO88结算生产订单;
        28.COHV关闭生产订单

        • ag

          参考步骤:
          月结:
          1)OB08/TCURMNT维护评估汇率和期初汇率;
          2)OB52打开下个月的帐期;
          3)F.13执行GR/IR清帐和其他相关自动清帐;
          4)F.19执行GR/IR重分类(对于记账规范的企业不需要此步骤);
          5)FAGLF101执行AR/AP充分类(对于记账规范的企业不需要此步骤);
          6)FAGL_FC_VAL执行外币评估;
          7)AFAB执行固定资产折旧;
          8)查询财报;
          9)OB52关闭上月帐期;

          年结:
          1)完成月结,对所有数据心中有数;
          2)内部顾问完成号码范围、CO版本等例行检查;
          3)OAAQ检查已经成功结转的固定资产年度是否为上一年度(例如将要关闭的年度是2016,则此处现在应该显示2015);
          4)AJRW打开新的资产年度;
          5)AJAB关闭旧的资产年度;
          6)S_ALR_87011963查看旧年度资产价值和新年度资产价值是否相等;
          7) OAAQ检查已经成功结转的固定资产年度是否为上一年度(例如将要已经开启的年度是2017,则此处现在应该显示2016);
          8)F.07结转客户余额;
          9)核对年末和年初客户余额结转是否正确:FBL5NFD10NS_ALR_87012172
          10) F.07结转供应商余额;
          11)核对年末和年初供应商余额是否一致:FBL1NFK10NS_ALR_87012082
          12) FAGLGVTR结转主帐套0L的科目余额(可重复操作);
          13)核对年末和年初账户余额情况,检查报表;
          14)维护自建表的数据,例如销售目标、奖金系数等;
          15)例行检查采购价格、销售价格等。

          • ag

            开始年结前一定要先做好月结、调整好账务!!

            • ag

              FAGLGVTR执行资产余额结转提示消息号GU636(余额结转期间没有向年度 2016 进行过账;请参阅长文本)
              参考:
              https://www.consolut.com/en/s/sap-ides-access/d/s/doc/YV-GU636
              http://www.se80.co.uk/sapmessages/g/gu/gu-636.htm

              解决办法:
              确保旧年度所有账务已经录入、调整完毕。
              然后,OB52将会计帐期正式调整为新的年度的1月份即可,例如2017.01 – 2017.01。

              总之,执行FAGLGVTR时确保旧年度的会计期间已经关闭!

              • ag

                资产负债表和利润表之间的勾稽关系:
                1、资产负债表“期末未分配利润”期末数 =利润表“净利润”+ “年初未分配利润” – 本期分配利润 – 计提公积金、公益金
                2、资产负债表“未分配利润”期末数 – “未分配利润”期初数 = 利润表“净利润”累计数

                如果勾稽关系对不上,通常情况下为利润表错误。

                • ag

                  关于固定资产年结和折旧的问题

                  固定资产做AJRW时

                  提示:公司代码1000 1中的会计年度更改仅在年末结算2013 2后可能
                  但是,运行AJAB对2013年进行年结,测试没问题。

                  但后台运行后,再做AJRW还是提示老错误!
                  问题解答:

                  首先,了解清楚两个概念:AJAB和AJRW

                  AJRW是改变资产年度。只要开了新的资产年度就可以在新的年度录入资产类凭证了。
                  AJAB是结转资产的明细及余额到新的会计年度。
                  可先只做AJRW,核对清楚前一年的资产帐务后再做AJAB余额结转。
                  AJRW是打开新年度,这样可以在旧年度没有关闭的情况下输入新年度的资产业务AJAB是关闭旧的年度,这样就不可以输入旧年度的业务了。
                  其次,再了解两个概念:OAAQ和OAAR

                  OAAQ 是查看并可做固定资产年度结转AJAB的撤销。
                  OAAR 是查看并可做AJRW会计年度更改的撤销。
                  针对上述问题先查看OAAQ里的年份。

                  然后重新结掉2013年,再结掉2014年。AJAB结算2013年。在做AJRW。

                  顺便涉及问题:

                  如果说2014年12月的折旧要重新做,但是已经AJRW更改到了2015年,有办法撤销吗?

                  AFAB日期要选2014年12月。