SAP会计凭证分割小记

凭证分割的基本概念

凭证分割,英文Document Splitting,目的是将会计凭证行项目中的金额按对方行项目中的利润中心等字段进行拆分,以达到“配比”的效果,分割之后对于数据分析来说更加方便和清晰。

Document splitting is a fundamental capability in SAP S/4HANA that provides the means for

corporations to report on segments for their legal statements.

凭证分割的场景举例

场景1:FB60做一笔供应商应付1000元,但这笔款由两个利润中心承担各300和700元,启用凭证分割之后会计凭证过账时会将这1000元应付自动拆成两个行项目,金额分别为300和700,利润中心分别为对应的两个利润中心。

场景2:FB50招商银行收到一笔款1000元,但这笔款应该分属两个利润中心各300和700元,启用凭证分割之后会计凭证过账时会将这1000元银行存款自动拆成两个行项目,金额分别为300和700,利润中心分别为对应的两个利润中心。

场景3:VF01开系统发票,VAT和AR按主营业务收入、主营业务成本由不同利润中心或者产品等构成的规则对应地进行拆分。

场景4:对于分公司众多的零售行业,如果给每一个分公司都设置一个公司代码,则系统管理工作量和业务操作工作量都极其巨大,因此一般会考虑配置一个虚拟的公司代码,然后给每一个分公司设置一个利润中心,每一笔会计凭证的所有行项目中均指定利润中心(或增强、替代中传利润中心),出三大报表以及费用报表时按利润中心出。此时如果总部付一笔钱给两个分公司,只需要做一笔会计凭证,贷记一笔银行存款,借记两个利润中心的AR,则记账后系统自动将银行存款按借记的利润中心和金额拆分成两行,这样出资产负债表、利润表和现金流量表时,银行存款科目就精确到利润中心了。

凭证分割在SAP系统中的样子

举例如下,录入时只需要录入实际业务即可,应付账款会根据其“对方行项目”自动拆分。

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凭证分割的维度

SAP中会计凭证可以按利润中心、段、业务范围等特征进行分割,进而可以按这些特征取数出具报表。

SAP凭证分割的后台配置

SAP会计凭证分割的配置主要分为给会计科目分组、定义零余额清帐科目、定义FI的分割特性、定义CO的分割特性(可选)、定义默认的特性值、激活凭证分割这么六个步骤。

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1.给会计科目分组

SAP默认交付了资产负债表科目、客户、供应商、收入、费用、物料等分类,将会计科目按号码段划分到对应的分类中。

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上述的分类在扩展凭证分割中进行定义。

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2. 定义零余额清帐科目

从技术上说,鉴于上述介绍的凭证分割的特性,当借贷双方利润中心不同且各自只有一个行项目、会计科目相同时,由于系统会尝试生成对方的分割行项目,从技术上来说需做中断处理,否则会进入死循环,故而针对这种情况设置零余额清帐科目,零余额清帐科目本身不再进行分割,技术处理上跳出分割循环。

从业务上说,当借贷双方除分割特性(如利润中心)不同之外,其他值均相同时,需要两个中间行项目分别分割这两个行项目。

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3. 定义FI的分割特性

即定义财务凭证分割的字段,如果某个字段被定义为凭证分割的特性,则这个字段要设置为必输和Zero Balance。

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4. 定义CO的分割特性(可选)

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5. 定义默认的特性值

Here you define a default account assignment, such as a default profit center and segment, for line items for which it’s not possible to enter or derive the correct account assignments at the time of posting. 即给第3步和第4步配置的分割特性指定一个默认值,如果前台没有输入时自动使用这个值,避免系统报错。这个根据需要配置,可以不配置,不输入就报错,可以反过来规范业务数据的输入。

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6. 激活凭证分割

凭证分割是Client级别的配置,激活之后所有公司都受影响,如果某个公司不需要凭证分割,可在此处取消勾选。This generally should be avoided, especially in an SAP S/4HANA system in which line item reporting is a big advantage of the solution and having more detail for the line item doesn’t slow reporting down. You shouldn’t deactivate splitting for a productive company code because doing so will lead to inconsistencies. If you want to activate document splitting for existing systems, there is a functionality planned for the 1709 release of SAP S/4HANA that will require a small separate project.

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如下图,勾选了的是未激活的公司代码,没勾选的是激活了凭证分割的公司代码。

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SAP交付了标准的分割程序0000000012,可够满足大多数的业务需要。

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