SAP预付定金销售订单业务

预付类似于订金的东西 在合同之后发货之前先支付一部分。

定金和订金是两个概念。定金如果反悔不退还;订金要退还。

Often in business, especially in a make-to-order environment, customers may be required to pay some amount in advance before delivery of goods. This process is used to create requests for down payment, record the receipt of the down payment, create a final invoice after the deduction of the down payment received and a receipt of the final amount due on the invoice。

定金相关的会计分录:

如果是定金,可直接做预收

借:库存现金 / 银行存款

贷:预收账款—定金

如果反悔,把定金转营业外收入

借:预收账款—定金

贷:营业外收入

如果继续交易,转收入

借:预收账款—定金

贷:主营业务收入

但是订金应做其他应付款,收到时

借:库存现金 / 银行存款

贷:其他应付款—订金

交易继续转收入,交易反悔退还

借:其他应付款—订金

贷:库存现金 / 银行存款

SAP中处理销售订单预收款/定金可以资金和订单分离,亦可关联在订单上,此处讨论的是基于销售订单做预收款/定金管理,使用这种方法的好处是凭证流比较清晰,同时可以基于预收款请求给客户打印单据。

SAP销售订单实现预收款/定金的核心点在于订单行项目的Item Category,标准的TAO就支持基于订单做预收款/定金管理。

SAP预付定金销售订单业务

SAP预付定金销售订单业务

基本原理是基于销售订单开多次系统发票,第一次系统发票的作用是产生对客户的定金支付请求,第二次开票是商品/劳务提供后正式开票。

第一次开票时,由于还未提供商品或劳务,因此不计税

基本流程/步骤:

1)下销售订单

2)做预收款/定金计划

3)开预收款/定金系统发票,给客户出具预收款/定金单据

4)收到客户预收款/定金,清掉上一步产生的未清项,同时产生预收账款

5)提供商品或劳务,PGI

6)开具最终发票,确认收入、结转成本

7)收客户订单尾款,清账,订单执行完成

一笔完整的业务流如下:

SAP预付定金销售订单业务

下面做一笔完整的业务示范一下。

开单,行项目的Item Category选择TAO,然后进入行项目维护开票计划(即维护要求客户预付多少,什么时候付)。

SAP预付定金销售订单业务

切换到行项目的Billing Plan视图,如果有弹窗则关闭弹窗。

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录入两行开票计划数据,然后返回,保存订单:

第一行为要求客户预付款的信息,包括日期、预付金额以及类型(04为客户预付款请求),回车自动带出Billing TypeFAZ。同时,需人工清空Block字段,这样后续才可以基于SO开立预付款请求系统发票。

第二行为最终结算款,这一行要先输入类型02,回车会自动带出开票金额。带出的开票金额是整单金额,无需调整,开票时会自动产生调整分录。

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VF01开立预付款请求发票,将会产生一笔特殊总账,可以F-32确认下。

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此时的凭证流:

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可以将这个系统发票作为收款请求单据,打印后寄给客户。

VF03,输出:

SAP预付定金销售订单业务

SAP预付定金销售订单业务

客户收到我们的收款请求后,向我方支付定金,我方在系统中录入定金、清掉上面产生的对客户收款请求。

处理客户预付款/定金的事务代码是F-29,录入客户代码及配置的预收账款特殊总账编号、以及银行账户科目和实收款,最后点击Requests使用实收款(A)清掉预付款请求(F)。

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选择之前通过VF01创建的预付款请求,点击创建预付款。

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进入客户行项目,将Tax Code改为X0,税金改成0,因为此时还未提供商品和劳务。

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保存凭证,此时这笔订单的预付款请求被清掉,产生了预收款,可通过VA03和FBL5N确认。

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然后提供商品和劳务,对于本例就是创建交货单并发货。

如果销售订单有审批或者用户自定义状态,需要先进行释放。

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如果启用了WM或者WMS,则需要进行仓库作业,如下:

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总之,PGI之后对客户开具最终发票。

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需先VA02编辑销售订单,清空订单行项目中的Billing Plan计划中第二行的开票冻结标识,然后使用销售订单开票。

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分别转出预收账款和应收账款,最终的结果是应收账款等于原应收账款减去客户预付的定金。

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假设客户支付尾款,收款并清账,事务代码F-28,注意特殊总账标识要选全。

由于总应收账款为20.53元,客户已经预付10元,因此再收10.53即可结平。

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选择与这笔订单有关的未清账项目,模拟、保存即可。

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此时再查看订单状态,已完结。

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